Eventos inclusivos: la importancia de conectar con todos los públicos

En Grupo Social ONCE creemos que los eventos pueden convertirse en espacios de transformación y, de hecho, son mucho más que momentos puntuales de encuentro. Para que esa transformación sea real, debe llegar a todos. Porque un evento que no tiene en cuenta la diversidad de su público, está dejando a alguien fuera. Seguro que muchas veces nos hemos sentido “out” de un espectáculo, un congreso o de unas fiestas patronales.

Dando un pasito más hacia la puesta en práctica de la inclusión queremos contaros qué tener en cuenta en la organización de un evento para que conecte, emocione y facilite la participación plena de los asistentes. 

¿Qué es un evento inclusivo?

Un evento inclusivo es el que está diseñado para que cualquier persona pueda participar en igualdad de condiciones, independientemente de sus capacidades físicas, sensoriales, cognitivas o sociales. ¿No te apuntarías a un evento donde sabes que no habrá ninguna barrera para disfrutarlo?

Esto implica mucho más que tener una zona destinada a sillas de ruedas. Hablamos de accesibilidad física, sí, pero también comunicativa, sensorial, digital y actitudinal. Hablamos de una visión integral donde nadie se quede fuera: personas con movilidad reducida, con discapacidad visual o auditiva, con autismo, con discapacidad intelectual o con cualquier otra condición que les pueda poner barreras. La diferencia entre una experiencia genial y una frustrante está en tener o no tener en cuenta la inclusividad a la hora de organizar un evento.

Requisitos de un evento para que sea inclusivo

La buena noticia es que hay pautas claras para organizar eventos inclusivos. Eso sí, hay que tenerlas en cuenta desde el principio, porque añadir elementos al final es más complicado y seguramente algo se nos pasará. Como dice Elena Ucedo, del Área de Protocolo y Organización de Eventos del Grupo Social ONCE, “hay que ponerse en los zapatos de esas personas con discapacidad y pensar que necesitan antes de nada”.

Estos son algunos de los requisitos que deberíamos tener en cuenta, la lista de “5 Aes”:

• Accesibilidad física: localiza y utiliza espacios sin barreras arquitectónicas, con itinerarios adaptados, baños accesibles, zonas reservadas para personas con movilidad reducida o con sillas de ruedas, etc. Hay mucha tarea por delante, ya que los espacios más antiguos posiblemente no cuenten con estas facilidades. El área fundacional de Grupo Social ONCE está implicada, por ejemplo, en promover la accesibilidad en los estadios de fútbol y, con diferentes iniciativas, garantizar el acceso y disfrute de estos eventos por parte de las personas con discapacidad.
• Accesibilidad sensorial: recuerda tener Intérpretes de lengua de signos, subtitulado en directo, bucles magnéticos para personas con audífonos que ayuden a eliminar el ruido ambiental y otras distorsiones, señalización visual y táctil, o audiodescripción del espacio para las personas con discapacidad visual. Es importante revisar si tenemos la tecnología y el espacio para dar cabida a estas herramientas.
• Accesibilidad cognitiva: el programa del evento también tiene que ser accesible, utiliza la lectura fácil para el programa del evento, los códigos QR, una cartelería clara con pictogramas, e instrucciones simples para acceder y desplazarse por el sitio o acompañamiento específico si es necesario. 
• Accesibilidad digital: si es un evento online, asegúrate de que las webs del evento sean compatibles con lectores de pantalla, formularios accesibles, apps comprensibles y con diseño inclusivo. También todo lo relativo a las invitaciones del evento como e-mails y PDFs accesibles. Para nosotros la tecnología es una facilitadora a la hora de organizar eventos inclusivos. Actualmente la digitalización es un avance y en Grupo Social ONCE nos apoyamos en ella, en el futuro, como dicen nuestros compañeros de Protocolo,  la IA (Inteligencia Artificial) será importantísima tanto para promover la inmersión y participación activa de las personas con discapacidad en los diferentes eventos como para crearlos.

Y por supuesto una actitud inclusiva del equipo: los departamentos de Recursos Humanos y las Áreas de Protocolo son claves en este punto. Si el equipo que está realizando el evento tiene una formación básica en diversidad, un trato respetuoso y la sensibilidad para detectar barreras invisibles y resolverlas con naturalidad el éxito está asegurado.

Muchas veces, como organizadores, sentimos que hay demasiadas cosas que tener en cuenta y no contamos con todos los recursos. Es normal. Por eso es recomendable contar con una guía y apoyo experto. Merece la pena, porque los eventos inclusivos tienen un impacto enorme en los participantes: organizadores orgullosos, asistentes agradecidos, experiencias memorables y un ejemplo transformador para otros. 

Tipos de eventos inclusivos

Claro que la inclusión puede estar presente en todo tipo de eventos, y por eso es importante promoverlos en todos los ámbitos. Se van dando pasos importantes en muchos casos, y esto hace que la sociedad sea más consciente de las barreras que las personas con discapacidad tienen en su día a día. Los tipos de eventos inclusivos son:

• Eventos deportivos inclusivos: donde participan personas con y sin discapacidad, con reglas adaptadas y espacios accesibles. Desde carreras populares hasta torneos escolares o ligas profesionales. Sin ir más lejos los organizadores de los grandes maratones incluyen iniciativas para fomentar la participación de personas con discapacidad. Más de uno recordamos a Alex Roca que fue el primer atleta con 76% de discapacidad en terminar una maratón, fue la de Barcelona en el 2023. Pero hay otros eventos para iniciarse como el Dis-Friendly Relay Madrid Marathon donde los equipos de corredores completan la distancia del maratón en relevos.     
• Eventos culturales inclusivos: con medidas como audiodescripciones en teatro, intérpretes en conciertos, exposiciones táctiles en museos como ocurre en el Museo Tiflológico de la ONCE, etc. Otro ejemplo a destacar es el teatro inclusivo, donde las personas con discapacidad pueden no solo acudir como público, sino participar activamente en todo el proceso de creación y producción de la obra. La ONCE, la Fundación ONCE  y el Festival Internacional de Teatro Clásico de Almagro están impulsando la inclusividad tanto en el acceso de cualquier tipo de público a estos eventos como la participación en las funciones de personas con discapacidad visual. Es una experiencia muy aconsejable para todos los públicos ;)

También algunas administraciones están avanzando en mejorar la inclusividad de los eventos. Algunos ayuntamientos han desarrollado programas culturales específicos como  “El programa de Visitas Guiadas Accesibles de Madrid”, que consta de recorridos turísticos y visitas a museos especialmente pensados y dirigidos a personas con discapacidad y sus acompañantes.

• Eventos comunitarios: festivales, encuentros o fiestas locales que cuentan con participación diversa y medidas sencillas pero efectivas para no excluir a nadie. Las fiestas de San Isidro de Madrid innovan para que cada año todos sus eventos sean más inclusivos. Por ejemplo han utilizado a intérpretes de lenguaje de signos en algunos de los conciertos, han aplicado mejoras en la accesibilidad física, y han utilizado Códigos QR Accesibles Navilens en los programas de mano y en puntos estratégicos para mejorar también la accesibilidad cognitiva y sensorial.
• Otro tipo de eventos como los eventos educativos, hablamos aquí de jornadas, congresos o ferias que cuidan la accesibilidad cognitiva, permiten apoyos para el aprendizaje o aplican el diseño universal del aprendizaje. 
• O eventos institucionales o corporativos que integran medidas de inclusión desde el propio protocolo al catering, con espacios diversos, comunicación clara, acreditaciones adaptadas, invitaciones y confirmaciones accesibles o atención personal.

La clave es que, sea cual sea el formato o el público, pensemos siempre en cómo facilitar la participación de todas las personas, mejorando su autonomía, seguridad y accesibilidad.

Consejos para organizar un evento inclusivo

En Grupo Social ONCE llevamos décadas colaborando con instituciones, empresas y entidades para que sus eventos sean realmente accesibles. Desde ILUNION Consultoría ayudamos a planificar este tipo de experiencias, por eso sabemos que no hay una fórmula única, pero sí hay aprendizajes comunes. Aquí compartimos algunos:

1. Pensar en la inclusión desde el minuto cero. No es un añadido. Es un criterio más del diseño del evento. Será bienvenida por todos los asistentes y no tiene por qué impactar en la estética del evento o de las instalaciones. 
2. Consultar a expertos. Existen entidades que te pueden asesorar en accesibilidad, lectura fácil, señalización o apoyos específicos. 
3. Preguntarse qué necesitarías tú si tuvieras una discapacidad para participar activamente del evento. Recuerda el consejo de “ponerte en sus zapatos”. 
4. Forma a tu equipo. A veces una buena actitud salva más barreras que una tecnología puntera. La empatía y el respeto no tienen coste, pero marcan la diferencia. Solo el hecho de que a una persona ciega le puedas explicar qué hay en el espacio donde se desarrolla el evento y como está colocado le va a ayudar a tener un mapa conceptual y disfrutar de la experiencia.
5. Evalúa y mejora. Después del evento, recoge opiniones. Aprende de los fallos. Mejora para la próxima vez. Porque la inclusión no es una meta, es un camino continuo.

Como decíamos al principio, organizar un evento inclusivo no solo tiene beneficios sociales. También genera orgullo en quienes lo lideran, reconocimiento en quienes lo disfrutan y prestigio en quien lo promueve. Es una apuesta que siempre merece la pena.

En el Grupo Social ONCE lo hemos comprobado muchas veces. Creamos eventos inclusivos con la idea de que todos podamos disfrutar de ellos, sin barreras ni limitaciones. Donde todos los asistentes nos sentimos partícipes y no excepciones. Donde lo importante no es solo lo que se dice o se celebra, sino cómo lo vivimos y con quién lo compartimos.

Y cuando eso ocurre, el evento deja de ser solo un acto. Se convierte en una experiencia transformadora.

En Grupo Social ONCE podemos decir que tenemos la experiencia y el equipo para hacer eventos inclusivos y para ayudar a que otros los pongan en práctica porque tú lo haces posible.